가장 듣고 싶은 한마디 yes를 커뮤니케이션 교재로 채택하여 스터디하고 있음 |
posted Jan 10, 2011, 1:55 PM by Sung Youn PAK [ updated Jan 10, 2011, 2:28 PM] 장소 : 크리베이트 사무실 시간 : 4:00 ~ 6:00 PM 참석자 논의 내용
이메일 커뮤니케이션 십계명
수신인 - 수신인, 참고인, 숨은 참고인을 구별하라. - 수신인, 참고인, 숨은 참고인에 대해 명확히 구별해서 사용할 것
- 참고인: 이메일로 발송한 업무내용에 대해 관련이 있는 이
- 숨은 참고인: 공개적으로 수신인으로 지정하기는 어렵지만, 일의 진행상황을 알려야 할 필요가 있는 이
- ***수신인을 마음 속으로만 정해놓은 상태에서 본문을 쓰고 퇴고까지 끝낸 뒤 수인인과 참고인을 지정하면 실수를 줄일 수 있다.
- 아예 본문에 수신처와 발신처를 적을 수도 있다.
제목 - 제목이 무료하면 읽히지 않고, 동떨어져 있으면 신뢰에 흠이 생긴다. - 제목이 무료하면 읽히지 않고, 제목이 동떨어져 있으면 신뢰에 흠이 생긴다.
- WHISPer 원리 중 Wake Up 이 가장 필요한 부분이 제목임 ( ex 000교수님께 소개받은 000입니다. 000신청마감일이 2일 앞으로 다가왔습니다. 000님이 쓰신 책을 읽고 출간을 포기하게 된 000입니다.)
- 특히, 수신인이 다량의 메일을 받는 사람이고, 중요한 부탁을 해야 하는 상황이라면 제목에 각별한 신경을 써야 한다. Ex) 교수님 의견에 따라 막대한 국고손실을 막을 수 있는 상황입니다.
본문 - 두괄식으로 작성하라- 두괄식: 첨부내용을 요약해서 본문에 넣고 꼭 확인하길 바라는 부분이 있으면 페이지 번호와 함께 병기한 후 첨부를 붙인다.
본문 - 하나의 메일에는 하나의 메시지만 남겨라
본문 - 맨 끝에 한번 더 강조하라 - 메일의 맨 끝에 주요한 메시지를 넣는 방법(답신기일, 다음행동 공지)
- 회의 열심히 하고 여담으로 한 한마디가 더 강력할 수 있다. 이메일에 P.S에 더 강력한 메시지가 담기는 것도 방법이다.
본문 - 스캔해도 내용을 알 수 있도록 하라 - 핵심과 결론이 메일 본문에 잘 드러나도록 서술해야 한다. 논리적 서술이 부각되는 부분
- 본문 내용을 핵심어로 뽑아내어 설명해주는 것이 좋다.
- 소제목을 달거나, 색깔을 달리하거나, 번호를 넘버링 하거나, 넘버링은 세 개까지만.
- 만연체로 쓰지 말고, 필요하면 bullet point를 활용하라.
본문 - 답변이 많다면, 색깔로 구분해서 질문 밑에 바로 답변을 달아라. - 질문에 대한 답변을 달아야 하는 경우, 질문에 대해서 바로 밑에 색깔만 달리해서 달면, 좀 더 인터랙션이 긴밀하다는 느낌을 준다.
회신기일 - 24시간 내 회신하라. - 24시간 이내 회신(답신이 늦어질 경우, 상대를 무시한다는 느낌을 받게 됨)
- 답하는데 시간이 걸릴 경우 이메일을 확인하였다는 간단한 답을 한 후 다시 검토해서 답신하겠다는 답신을 할 것
- 불가피한 사정으로 이메일 답신이 늦어진 경우, 간단하게 상황 설명을 한 후 미안하다는 말을 붙여주는 것이 좋다. (ex 우연히 모임에서 만나게 된 이에게 인사메일을 보냈는데, 미안하다는 말도 없이 무미건조한 답변을 뒤늦게 보내와 불쾌한 적이 있다.)
- 또, 너무 많아도 스팸이다.
활용하기 - 이메일을 인연을 끈으로 활용하라 - 새롭게 만난 사람들과의 이메일 소통 할 경우, 신속하게 발송, 상대방에 대한 인상이나 기억을 담은 내용을 넣어 발송
- 나에 대한 간단한 소개와 상대와 내가 연결될 수 있는 지점에 대해 언급 ex) 이휘성대표와의 이메일 소통 사례
- 인맥을 늘리는 방법으로 활용 가능하다
피하기 - 말로하기 어려운 내용은 이메일로 하지 마라- 말로 하기 어려운 내용(민감한 사안 혹은 갈등, 오해와 관련된)은 이메일로 하지 말아야 한다. 이메일 소통은 일방의 의견을 타방에게 전하는 것이고, 상대방의 얼굴을 접하지 않은 상태에서 이루어지므로 오해를 심화시키거나, 감정이 격화된 상태에서 작성해 상대방을 자극할 가능성이 크다. (ex 비즈니스적인 분쟁이 발생할 가능성이 있는 상황에서 감정이 뒤섞인 메일을 보내게 되는 경우 서로가 감정이 상해 분쟁이 심화되는 경우가 있다.)
- ex) 이메일로 사직서 제출한 경우
- 이견이 발생한 경우는 이메일로 소통하는 것은 적당치 않은 것 같다. 이런 경우는 소통수단을 바꿔 직접 만나는 방식으로 전환하는 것이 필요하다.
피하기 - 비즈니스 목적이라면 이모티콘은 자제하라 or 오타 - 비즈니스 목적으로 쓸 때 과도한 이모티콘은 신뢰감을 떨어진다.
- 초면에 어떤 사람인지 모를 때는 이모티콘 자제하고, 캐릭터 파악된 후에 이모티콘을 써라.
사례가 추가되었으면 좋겠다.
이메일 커뮤니케이션의 특징을 정리해 보았으면 좋겠다.
이메일 커뮤니케이션 역시 용도별 분면을 구별할 수 있을 것 같다. 어떤 커뮤 상황 아래에 있는 것인지 체크할 수 있었으면 좋겠다.
신입사원이 꼭 알아야 할 이메일 커뮤니케이션 항목을 체크리스트로 만들어보았으면 좋겠다.
본문 내용을 핵심어로 뽑아내어 설명해주는 것이 좋겠다.
색깔을 달리하거나, 번호를 넘버링 하는 경우, 넘버링은 세 개까지만. 이장과의 면담 파이니가 이장에게 무엇을 줄 수 있다는 먼저 적었다. 상대방에게 꼭 필요한 부분은 노란색 음영을 넣었다. 컨텐츠 내용을 3차원으로 표현 새롭게 만난 사람들과의 이메일 소통 신속하게 발송, 상대방에 대한 인상이나 기억을 담은 내용을 넣어 발송, 나에 대한 간단한 소개와 상대와 내가 연결될 수 있는 지점에 대해 언급 이휘성대표와의 이메일 소통 사례 주희이사와의 이메일 소통 특파원 선배들과의 이메일 소통 너무나 긴 장문의 메일을 받게 되어 답신에 대한 부담을 느낀 적도 있다. 인맥을 늘리는 방법으로서의 이메일 업무보고용 제안을 하는 경우 이메일로 사직의사를 밝힌 경우(황당) 기본가이드: 이메일로 표현할 내용이 있고, 이메일로 표현하지 말아야 할 내용이 있다. 표) 다수당사자가 이메일로 다투는 내용의 이메일을 주고 받았다. 대학원 신문을 나가는 후배와 관련된 에피소드 이견이 발생한 경우는 이메일로 소통하는 것은 적당치 않은 것 같다. 이런 경우는 소통수단을 바꿔 직접 만나는 방식으로 전환하는 것이 필요하다.
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